¿Qué sistema necesita una fábrica de muebles a medida?

Una fábrica de muebles a medida no fabrica un producto de catálogo: fabrica la cocina, el placard o el vestidor de cada cliente, con sus medidas y sus terminaciones. Cada trabajo empieza en una obra, pasa por el taller y vuelve a la obra para la colocación. Lo que el sistema tiene que contestar sin que nadie vaya al taller es esto:

• En qué etapa está cada trabajo: a medir, en despiece, en corte, en cantos, en armado, en laqueado, listo para colocar o colocado.
• Con qué medición y qué versión del plano se está fabricando, sobre todo si el cliente cambió algo después de medir.
• Qué tiene cargado la seccionadora o la pegadora de cantos esta semana.
• Qué piezas están afuera: en el servicio de corte, en el laqueado o esperando la mesada de la marmolería.
• Cuántas placas hay de cada color y espesor, y si alcanzan los herrajes para lo que viene.
• Qué colocaciones hay esta semana y cuáles quedaron con algo pendiente.

Si hoy esas respuestas están en la cabeza del encargado, en un cuaderno y en el WhatsApp del colocador, falta un lugar único donde mirar.

Cada fábrica tiene su recorrido y sus nombres, pero el de una carpintería de muebles de melamina o MDF se parece bastante a éste. El estado se cambia cuando el trabajo pasa de un sector al otro, no a fin de semana de memoria:

Para el taller, lo que importa es el momento en que el trabajo queda confirmado y entra a producción. Cómo armar la orden que viaja por todos esos sectores está en la guía de la orden de trabajo.

Fabricar con una medida vieja puede obligarte a rehacer piezas si el error llega hasta la colocación. El medidor anota en un papel o saca fotos con su celular; el cliente llama dos días después para correr la heladera diez centímetros; el diseñador corrige el plano, pero el despiece ya había salido al taller con la versión anterior.

Lo mínimo es que la medición, las fotos y el plano aprobado vivan atados al trabajo, no en el teléfono de una persona. Y que cualquier cambio después de medir quede anotado con quién lo pidió y cuándo, para que el taller sepa que tiene que esperar la versión nueva antes de cortar.

Con una cuenta, no con un recuento a ojo. Lo que entra se registra al llegar, cargando en el sistema una foto del remito del proveedor de placas. Lo que sale se descuenta del trabajo que lo usó. Así sabés cuántas placas de cada color quedan antes de arrancar un placard, y no cuando la seccionadora ya está parada.

Un retazo de melamina sirve para un estante o un cajón, pero si no queda anotado con su medida, termina en el contenedor. Y una caja de correderas telescópicas que falta frena el armado de toda una cocina. Cómo se arma esa cuenta y qué hacer cuando no coincide con el depósito está en la guía de stock y consumo de materia prima.

Con pocos trabajos por mes y el dueño midiendo, cortando y colocando, alcanza. Éstas son las señales de que ya no:

• Para contestarle a un cliente cuándo le colocan hay que preguntarle al encargado, y el encargado llama al taller.
• Se cortó con una medida vieja y nadie sabe en qué momento cambió.
• La colocación se arma por WhatsApp y un trabajo listo queda semanas en el depósito.
• Se compran placas que había, o se para la seccionadora porque falta un color.
• Las piezas que se rehacen se arreglan en el momento y no quedan en ningún lado.

Ahí conviene un sistema. Cada trabajo tiene un estado único que ven todos, la oficina, el taller y los colocadores. Es colaborativo: cada sector mueve lo suyo cuando el trabajo pasa de corte a cantos o de armado a colocación. Queda el historial de quién cambió qué y cuándo. El plan de las máquinas se acomoda solo cuando movés un trabajo. Y cada persona tiene sus permisos: el colocador marca lo suyo sin tocar el plan del taller. Las señales en general están en cómo dejar de controlar la producción en Excel.

Prospia Producción se arma con tus etapas, tus máquinas y tus nombres. Problema por problema, esto es lo que cambia:

• Nadie va al taller a preguntar. El armador marca el placard armado desde el celular y la oficina ya lo ve listo para laquear; cada cambio queda con quién lo hizo y cuándo, y se busca y se filtra por cliente o por etapa. Ya existe.
• La medida vieja deja de llegar al taller. Que cada trabajo lleve su medición, sus fotos y la versión del plano aprobado, y que se vea cuándo cambió, se construye a medida para tu fábrica.
• El plan de la seccionadora y de la pegadora deja de vivir en el pizarrón. El encargado arrastra los trabajos en la grilla de cada máquina, día por día; ve cuánto más le entra a cada día, una cocina grande se reparte en varios días y el color es su estado real. Ya existe.
• El encargado necesita ver qué materiales faltan antes de arrancar. La entrada con foto del remito, el stock por material, los sobrantes atados al pedido y el aviso si da negativo ya existen. Adaptar ese control a placas, cantos, herrajes y retazos con sus medidas se construye a medida para tu fábrica.
• El historial de estados ya permite ver desde cuándo un trabajo está en una etapa. Para que el encargado registre qué piezas mandó a laquear y cuáles volvieron, ese seguimiento se construye a medida para tu fábrica. También se construyen a medida la agenda por colocador y las fotos del mueble colocado.
• Las piezas rehechas dejan de quedar sin registro. La carga de fallas por máquina, con fotos y material perdido, ya existe. Adaptar las máquinas, los tipos de falla y las unidades de material a tu carpintería se construye a medida. Registrar esas fallas permite seguir cómo avanza la calidad y tomar medidas de mejora continua.
• El plazo que le das al cliente sale de datos. El tablero muestra la producción por mes y por cliente, cuánto tarda la mitad de los trabajos y cuánto tarda el 90 %. Ya existe.

Se arranca por lo que más duele, que casi siempre es saber en qué está cada trabajo. Lo que tenés en Excel o Google Sheets se migra, verificado contra el original, y el resto se suma por etapas. Cada pantalla tiene un botón para pedir un cambio o reportar un error.