Cómo dejar de controlar la producción en Excel o Google Sheets

No. Para arrancar, la planilla es lo más razonable: no cuesta nada, todos la saben usar y la armás hoy. Por eso, al buscar "planilla de control de producción" o "planilla de producción en Excel", aparecen tantas plantillas gratis.

El problema llega después. La planilla está pensada para una persona frente a una computadora, y una fábrica que crece es lo contrario: varias personas, muchos pedidos y la planta lejos del escritorio. En una metalúrgica, una pieza pasa por corte, plegado, soldadura y pintura; en una imprenta, por preprensa, impresión y terminación. Cada paso es un cambio de estado, y el primero en saberlo está al lado de la máquina.

Mientras te alcance, armala bien, así el día que la dejes se pasa mucho más fácil:

• Una fila por pedido, con un número que no se repita.
• Cliente y estado elegidos de una lista, no escritos a mano.
• Fecha prometida y cantidad con su unidad: metros, kilos, unidades.
• Todos los meses en una misma pestaña, sin celdas combinadas.

Son cosas chicas que se repiten hasta que parecen normales. Fijate cuántas te suenan:

• Para saber en qué está un pedido, alguien llama a la planta o manda un WhatsApp.
• El encargado anota en un cuaderno o en el pizarrón, y alguien lo pasa a la planilla al otro día.
• Abrís el Excel y te avisa que lo tiene abierto otro, o lo que cargó tu socio no aparece.
• Alguien pisó una fórmula o borró una fila, y te enteraste días después.
• Un cliente reclama y no podés reconstruir qué pasó con su pedido ni quién lo movió.
• El stock de la planilla no coincide con lo que hay en el depósito.
• Los números del mes los arma una sola persona, a mano, y nadie más entiende la planilla.

Si te pasa una sola, quizás alcanza con ordenar la planilla. Si te pasan varias, le estás pidiendo algo para lo que no fue hecha.

Aunque esté bien armada, hay cosas que una planilla no te da:

• La historia de cada pedido. Para saber quién lo pasó de "en máquina" a "terminado", y cuándo, hay que revolver versiones viejas del archivo. En un sistema, cada cambio queda en el pedido: quién lo movió, de qué estado a cuál y cuándo.
• El celular en la planta. En el celular, una planilla son celdas chiquitas, y todo termina en un cuaderno. Un sistema web se abre en el celular sin instalar nada: cambiar un estado o sacarle una foto al remito se hace en el momento.
• La planificación conectada. En una planilla, la planificación de las máquinas suele vivir en otra hoja o en otro archivo. En un sistema, cada pedido es una tarjeta del color de su estado real, y cuando el taller lo mueve, la planificación cambia sola.
• El stock que cierra. En la planilla se resta a mano, y un olvido lo descuadra. En un sistema sale de lo que entra, lo que consume cada pedido y lo que vuelve como sobrante; si algo da negativo, avisa sin frenar al taller.
• Los indicadores. En la planilla los arma alguien a mano; en un sistema salen solos de lo que se carga, incluido cuánto tarda la mitad de los pedidos y cuánto tardan 9 de cada 10. Y con inteligencia artificial, el dueño le puede preguntar por WhatsApp cuánto se produjo en el mes.

La planilla gana filas de verdad: conviene mirarlas antes de decidir.

Lo que más duele, que casi siempre son los pedidos y sus estados. Así se arranca en Prospia Producción, y el resto se suma por etapas sobre lo que ya está cargado:

• Pedidos y estados: la lista de toda la producción, con la historia de cada cambio.
• Planificación de máquinas: cada pedido, una tarjeta que se arrastra al día y a la máquina.
• Entrada de materia prima y stock: lo que llega se registra con la foto del remito, y el stock se calcula solo.
• Calidad y fallas: se cargan desde la planta, con foto y el material perdido.
• Indicadores: salen de todo lo anterior.

El orden cambia según la fábrica: en un taller de confección puede apurar más la planificación; en una alimenticia, la materia prima. Lo que no cambia es que cada etapa ande antes de sumar la siguiente.

Migrar, que es pasar los datos al sistema, no es copiar: lo difícil es que lo pasado diga lo mismo que el original, en una planilla de años con el mismo cliente escrito de dos maneras y estados que cambiaron de nombre. Los pasos:

• Se define qué es un pedido en tu fábrica y por qué estados pasa.
• Se pasa la historia completa, no sólo lo abierto: así los indicadores arrancan con años de datos.
• Se verifica: un programa compara cada dato con el original, y el total de un mes cerrado tiene que dar igual en los dos lados.
• Recién cuando coinciden, se deja de cargar en la planilla.

Sí, y conviene: la planilla sigue siendo la referencia hasta que los números de un mes cerrado dan igual en los dos.

Eso sí, ponele fecha de fin: cargar lo mismo en dos lugares es justamente el problema que querías resolver.