¿Qué tiene que tener la orden de trabajo de un taller mecánico?
La orden de trabajo (la OT, o la orden de reparación) se abre cuando el auto entra al taller y lo acompaña hasta que el cliente lo retira. Sirve para indicar el trabajo al mecánico y reunir los antecedentes de cómo llegó el vehículo y qué se pidió. Si falta un dato, aparece el problema: el rayón que «no estaba», el trabajo que el cliente dice que no autorizó, el repuesto que nadie sabe si se pidió.
| Dato | Para qué sirve | Quién lo completa |
|---|---|---|
| Número de orden y fecha de ingreso | Que todos hablen del mismo trabajo y saber cuánto lleva el auto adentro. | La recepción |
| Cliente y teléfono | Saber de quién es y poder avisarle. | La recepción |
| Patente, marca, modelo y kilometraje | Identificar el auto sin dudas y tener la referencia para el próximo service. | La recepción |
| Lo que pide el cliente | El síntoma con sus palabras: «hace ruido al frenar», «service de los 60.000». | La recepción |
| Cómo entró | Golpes, rayones, combustible, testigos encendidos y objetos que quedaron adentro. | La recepción, con el cliente delante |
| Diagnóstico | Qué encontró el mecánico y qué hay que hacer. | El mecánico o el jefe de taller |
| Trabajo autorizado | Qué aprobó el cliente, quién lo aprobó y cuándo. | La recepción |
| Repuestos | Qué lleva, si está en el taller, si se pidió o si lo trae el cliente. | El jefe de taller o quien compra |
| Mecánico y elevador | Quién lo hace y dónde. | El jefe de taller |
| Estado | En qué paso está ahora. | Cada uno, cuando el auto pasa al paso siguiente |
| Fecha prometida | Saber qué autos van atrasados. | La recepción |
Los importes del presupuesto y la factura siguen en tu sistema administrativo. La orden registra qué se autorizó y cuándo.
Es la misma lógica de cualquier orden de trabajo, con dos datos propios del taller: cómo entró el auto y qué autorizó el cliente.
¿Por qué estados pasa un auto en el taller?
Cada taller tiene su recorrido, pero se parece a éste. Lo importante es que el estado se cambie cuando el auto pasa de un paso al otro, no a la tarde de memoria:
| Estado | Quién lo mueve | Qué tiene que quedar anotado |
|---|---|---|
| Recepción | El recepcionista o el asesor de servicio | Los datos del auto, lo que pide el cliente y cómo entró |
| Diagnóstico | El mecánico | Qué encontró y qué hay que hacer |
| Esperando aprobación | La recepción | Cuándo se le pasó el presupuesto al cliente y cuándo contestó |
| Esperando repuesto | El jefe de taller | Qué pieza falta, a quién se le pidió y cuándo llega |
| En reparación | El mecánico | En qué elevador está y quién lo tiene |
| Afuera | El jefe de taller | Si fue a la rectificadora, a la tornería o al chapista, desde cuándo |
| Control y prueba de ruta | El jefe de taller | Que se probó y salió bien, o qué hubo que corregir |
| Listo para retirar | La recepción | Cuándo se le avisó al cliente |
| Entregado | La recepción | La fecha y quién lo retiró |
Es un recorrido de ejemplo. Hay talleres que no tercerizan nada, que hacen chapa y pintura o que trabajan sólo con turnos de service: los estados tienen que ser los tuyos.
Con los estados así, la pregunta de cada día («¿cuántos autos tengo parados y por qué?») se contesta mirando una lista, no recorriendo el taller. Cómo definir los estados y medir la demora está en la guía de seguimiento de pedidos.
Repuestos: ¿cómo sé qué autos están parados esperando una pieza?
Es un punto ciego muy común. El auto está desarmado, la pieza se pidió por teléfono a la casa de repuestos y el dato quedó en la cabeza de quien llamó. Cuando el cliente pregunta, nadie sabe si el repuesto ya llegó o si se pidió.
Lo mínimo es que «esperando repuesto» sea un estado de la orden y que diga qué pieza falta. Así ves en una lista todos los autos frenados por lo mismo y desde hace cuánto. Y cuando la pieza llega, registrala con la foto del remito y anotá para qué auto es: así no se pierde en el mostrador. Cómo registrar lo que entra está en la guía de control de mercadería entrante.
¿Cuándo deja de alcanzar la orden en papel?
Con el dueño en el taller y pocos autos por día, la orden en papel, el cuaderno o el pizarrón andan. Éstas son las señales de que ya no:
- Para contestarle a un cliente hay que ir hasta el elevador a preguntarle al mecánico.
- La orden está en el tablero del auto y la recepción no la tiene a mano.
- Hay autos parados esperando un repuesto que nadie sabe si se pidió.
- Se avisa por WhatsApp que un auto está listo y después no queda registro de cuándo se avisó.
- Un cliente reclama un golpe o un trabajo y no hay cómo mostrar cómo entró ni qué autorizó.
- No sabés cuántos días tarda de verdad un auto en salir.
Ahí conviene un sistema. Hay un estado único de cada auto que ven todos, la recepción, el jefe de taller y vos. Es colaborativo: cada uno mueve lo suyo, el mecánico cuando termina y la recepción cuando avisa. Queda el historial de quién cambió qué y cuándo. La planificación por máquina y por día ya existe; adaptarla a los elevadores o fosas de tu taller se construye a medida. Y cada persona tiene sus permisos.
¿Cómo mejora Prospia Producción el seguimiento de un taller mecánico?
Prospia Producción se arma con tus estados y tus nombres. Esto cambiaría en el taller:
- Menos recorridas para preguntar. El mecánico cambia el estado desde el celular cuando termina su paso y la recepción ya lo ve. Vos consultás la misma orden, con el historial de quién cambió qué y cuándo. Los estados, el historial, los filtros y las vistas guardadas ya existen.
- Respuesta cuando llama el cliente. La recepción busca la orden y consulta su estado. Vos podés preguntarle a la IA por WhatsApp, por texto o audio. Esa consulta ya existe; los avisos automáticos al cliente se construyen a medida.
- Autos esperando piezas, a la vista. Con los estados y filtros existentes, la recepción consulta las órdenes en espera. La entrada con foto del remito y el stock por material y por cliente ya existen como base. Vincular piezas con órdenes, registrar consumos de repuestos y seguir lo pedido al proveedor se construye a medida.
- El plan sale del pizarrón. La planificación por máquina y por día, arrastrando trabajos y repartiéndolos entre días, ya existe. Adaptarla a elevadores, fosas y capacidad de trabajo del taller se construye a medida, igual que planificar por mecánico.
- Antecedentes sin conversaciones dispersas. Las fotos de ingreso, el kilometraje, el combustible, la ficha por vehículo y el registro de autorizaciones se construyen a medida. La recepción podría consultar esos antecedentes en la orden. Ese registro no reemplaza la documentación que corresponda.
- Calidad y demoras para revisar. El registro de fallas con fotos y las estadísticas de calidad ya existen, pensados por máquina; adaptarlos al mecánico y al trabajo se construye a medida. El tablero de demoras también existe. Para medir la permanencia del auto, se definen a medida las fechas y los estados de ingreso y retiro.
Se arranca por lo que más duele, que casi siempre son las órdenes y sus estados. Lo que tengas en Excel o Google Sheets se migra, verificado contra el original, y el resto se suma por etapas.