¿Cómo se calcula el stock de materia prima?
Con una cuenta que sirve en cualquier rubro: stock = lo que entró − lo que se consumió + lo que volvió como sobrante ± los ajustes por recuento. Si cada movimiento queda anotado, sabés cuánto hay sin ir a contar.
- Entró: lo que llegó con un remito, de un proveedor o de un cliente.
- Se consumió: lo que salió para un pedido o hacia un taller externo.
- Volvió como sobrante: lo que salió para un pedido y no se usó. Conviene saber de qué pedido vino.
- Ajustes por recuento: la diferencia entre la cuenta y lo que hay cuando contás. Suman o restan.
Cada material se lleva en la unidad en que se usa. Si entra en otra, la conversión tiene que estar escrita: la tela llega en kilos y se usa en metros; el papel se compra por kilo o por resma y se imprime por pliego. Un kilo cargado donde iba un metro arruina la cuenta.
¿Cómo armo una planilla de stock de materiales que sirva?
La planilla de stock o de inventario más simple tiene una fila por material y una celda que se corrige a mano. Cuando el número no cierra, nadie sabe qué pasó. La que sirve, en Excel o en Google Sheets, tiene una fila por movimiento: fecha, material, cliente si el material es suyo, tipo de movimiento, cantidad, unidad, pedido, quién lo cargó y comprobante. El stock es la suma de los movimientos de cada material, con las salidas en negativo; una tabla dinámica (el resumen automático de Excel) la calcula sola.
| Movimiento | Qué le hace al stock | Quién lo carga | Con qué respaldo |
|---|---|---|---|
| Entrada (compra o material del cliente) | Suma | Quien recibe la mercadería | El remito |
| Consumo de un pedido | Resta | Quien saca el material | El pedido |
| Envío a un taller externo | Resta: sale de tu depósito | Quien arma el encargo | El encargo |
| Sobrante que vuelve | Suma, atado a su pedido | Quien lo devuelve al depósito | El pedido |
| Devolución o material arruinado | Resta | El encargado | El remito o el motivo |
| Ajuste por recuento | Suma o resta la diferencia | Quien cuenta | El recuento, con fecha |
Una falla en máquina no es otro movimiento: ese material ya salió con el pedido. Registrarla explica por qué el pedido consumió más.
¿Cómo controlo el consumo de materia prima?
Comparando dos números. El consumo estándar es cuánto material lleva una unidad de producto: los metros de tela de un mantel, los kilos de chapa de una pieza, los pliegos de un trabajo de imprenta. Multiplicado por la cantidad del pedido, da el consumo previsto. El consumo real es lo que salió para ese pedido menos lo que volvió como sobrante. La diferencia es lo que se perdió o se desperdició: eso es lo que hay que medir.
| Dato | Cómo se obtiene | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Consumo por unidad | La ficha del producto (en una alimenticia, la receta) | Calcular cuánto hace falta |
| Consumo previsto | Cantidad del pedido × consumo por unidad | Saber si alcanza |
| Salió para el pedido | El movimiento de salida | Descontarlo del stock |
| Volvió como sobrante | El movimiento de vuelta, atado al pedido | No perderle el rastro |
| Consumo real | Lo que salió − lo que volvió | Saber cuánto se usó |
| Diferencia | Consumo real − consumo previsto | Ver cuánto se perdió |
Una parte de la diferencia es normal: recortes de tela, retazos de chapa, los pliegos que se gastan en poner la máquina a punto, las piezas de arranque de una inyectora de plástico. Esa parte conviene sumarla al consumo por unidad: así la diferencia muestra sólo lo que se sale de lo normal. Después, mirá si crece o si se repite en una máquina o en un producto. Si no tenés escrito el consumo por unidad, se arma midiendo lo que sale y lo que vuelve en los próximos pedidos de cada producto.
Si todavía no podés medirlo pedido por pedido, empezá por el mes: lo que había al principio, más lo que entró, menos lo que hay al final (contado), es lo que se consumió de verdad. Comparalo con lo que tendrías que haber consumido según lo que produjiste.
¿Es mejor que el stock se calcule solo o contarlo a mano?
El que se calcula solo, pero sin dejar de contar. El calculado se actualiza con cada movimiento, y cada número se puede explicar. El inventario de materia prima contado a mano es la foto de un momento: si es lo único que tenés, cada recuento da un número nuevo que no explica nada.
Los recuentos siguen haciendo falta, porque tarde o temprano algo se mueve sin que nadie lo anote. La regla: cuando contás, no pisás el número. Cargás lo que hay y la diferencia queda registrada como un ajuste. Si los ajustes de un material dan siempre para abajo, algo sale sin que nadie lo cargue: ahí hay que buscar.
¿Qué hago si el stock me da negativo?
Un stock negativo no existe en el depósito: falta cargar algo o algo se cargó mal, como una entrada que nadie cargó, un consumo cargado dos veces o kilos donde iban metros. Lo que no conviene es que el sistema frene al taller: si están usando el material, el material está, y parar la producción por un dato que falta cuesta más que el error. Lo que sirve es que avise y que alguien lo corrija.
Para eso está el historial: cada movimiento del material, con su fecha, su pedido y el saldo que quedó después, como el resumen del banco. Mirando dónde se despegó el saldo aparece el movimiento que falta o que sobra. Si no aparece, se cuenta ese material y el ajuste lo deja en lo que hay.
¿Cómo llevo el stock del material que me manda el cliente?
Por cliente. Si trabajás a façon, con material que te manda el cliente, ese stock es de cada cliente, no tuyo. Tenés que poder ver cuánto mandó cada uno, cuánto se usó en sus pedidos, cuánto volvió como sobrante y cuánto le queda. Un solo número por material, con todo mezclado, termina en una discusión con el cliente sobre si el material alcanzaba.
Al revés pasa lo mismo: si mandás material a talleres externos, sale de tu depósito, pero sigue siendo tuyo hasta que vuelve convertido en producto.
¿Cómo lo resuelve un sistema de control de producción?
Un sistema hecho a medida, como los que hace Prospia Producción, lleva el stock con los movimientos de la planta, sin que nadie reste a mano:
- El material entra con la foto del remito, sacada con el celular en el momento. Si llega en una unidad y se usa en otra, como kilos y metros, el sistema hace la cuenta con el rinde (cuántos metros da cada kilo).
- Cada pedido descuenta lo que consume, y el sobrante vuelve al stock atado a ese pedido.
- El stock se ve por material o por cliente, y cada material tiene su historial con el saldo después de cada movimiento.
- Si algo da negativo, avisa sin frenar al taller.
- Las fallas se registran desde la planta, con foto, cuánto material se perdió y qué pedido afectaron.