¿Qué hay que anotar cuando entra mercadería a la planta?
Siempre lo mismo, sea tela, chapa, papel o harina. Con estos diez campos, cualquiera puede contestar semanas después qué entró, de quién era y para qué pedido.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha y hora | Ordena los movimientos y dice desde cuándo está el material. |
| De quién viene | Proveedor o cliente: a quién reclamarle si algo está mal. |
| Número de remito | Encontrar el papel y cruzarlo con lo que se pidió. |
| Foto del remito | El respaldo de lo que dijeron que mandaban, aunque el papel se pierda. |
| Material | Qué es exactamente (color, medida, calidad), para no confundirlo con otro. |
| Cantidad y unidad | La base del stock. Un número sin unidad no sirve: ¿kilos, rollos o metros? |
| De quién es | Tuyo o de un cliente. Evita usar el material de uno en el pedido de otro. |
| Para qué cliente o pedido | Que no se vaya a otro trabajo, y saber qué pedidos ya pueden arrancar. |
| Quién lo recibió | A quién preguntarle si algo no cierra. |
| Diferencias | Lo que no coincide con el remito o llegó dañado. |
Sirve como modelo de planilla de recepción de materia prima: cada fila es una columna. Si tu rubro lo pide, sumale lote y vencimiento.
¿Lo anoto en una planilla de Excel o en el celular?
Más que la herramienta, importa el momento. La planilla de ingreso de materia prima de toda la vida, en papel o en Excel, suele fallar en lo mismo: se completa después. El remito queda en una carpeta, alguien lo pasa el viernes y, para entonces, el material ya se usó o se mezcló con otro.
Conviene que la entrada la cargue quien recibe la mercadería, el encargado o quien esté en la puerta, con el celular y con el camión todavía ahí. Y tiene que ser rápido: si cargar una entrada lleva más que firmar el remito, no la carga nadie.
¿Para qué sirve sacarle una foto al remito?
Es el respaldo. El papel se moja o se pierde; la foto queda pegada a la entrada, con lo que dijeron que mandaban, la firma y la fecha. Si aparece una diferencia, no es tu palabra contra la suya. Y ahorra tipeo: en la puerta alcanza con lo básico, y el resto se pasa después desde la oficina, mirando la foto. Eso sí, tiene que subir rápido: si tarda, la gente deja de sacarla.
¿Y si en la puerta no sé todos los datos?
No frenes la descarga por eso. En la puerta se sabe quién lo trae, el remito y cuántos bultos son; el peso exacto, los metros o el pedido pueden aparecer horas después. Si el sistema exige todo para guardar, la entrada no se carga, o se carga con cualquier número para poder seguir.
Lo que funciona es pedir poco en la puerta y completar después, con un aviso: el sistema tiene que mostrar qué entradas quedaron sin kilos, sin metros o sin pedido. Si no avisa, quedan a medias para siempre y el stock se arma con huecos.
¿Cómo separo mi material del que me manda el cliente?
En muchos rubros se trabaja a façon: el cliente pone el material y vos, la máquina y la mano de obra. Pasa en textil (te mandan la tela para estampar o cortar), en metalúrgica (piezas para pintar, chapa para cortar) y en imprenta (el papel o los envases para imprimir).
Ahí cada entrada tiene que decir de quién es. Dos telas iguales de dos clientes no son intercambiables: si usás la de uno en el pedido del otro, a alguien le va a faltar. Y cuando el cliente pregunte cuánto le queda de lo suyo, la respuesta sale de sus entradas menos lo que consumieron sus pedidos: el stock tiene que poder verse por cliente.
Ojo: a veces el material del cliente llega directo de su proveedor, con remito del proveedor. Viene de uno y es de otro; por eso "de quién viene" y "de quién es" son dos campos distintos.
¿Qué hago si llega en kilos y lo uso en metros?
Anotá las dos cosas: lo que llegó, en la unidad del remito, y su equivalente en la unidad en que lo usás. En textil, la tela se suele comprar por kilo y consumir por metro; lo que une las dos cifras es el rinde, cuántos metros salen de cada kilo. Kilos por rinde da metros.
El rinde cambia con el peso y el ancho de cada tela, así que se anota en cada entrada en vez de usar uno fijo por material. Si el stock está en kilos y los pedidos en metros, la cuenta no cierra nunca.
Ejemplos de control de materia prima en distintos rubros
Lo mismo pasa en otros rubros, con otras unidades:
| Rubro | Qué entra | Cómo llega | Cómo se usa | Qué anotar además |
|---|---|---|---|---|
| Textil y estampado | Tela, muchas veces del cliente | En rollos, por kilo | Por metro | Rinde y de qué cliente es |
| Metalúrgica | Chapa, barras y caños | Por kilo o por unidad | En piezas cortadas | Medida y espesor |
| Imprenta | Papel y cartulina | En resmas o bobinas | En pliegos o en metros | Gramaje (lo que pesa el papel por metro cuadrado) |
| Plásticos | Material en granos | En bolsas, por kilo | Por pieza, según su peso | Color y lote |
| Alimenticia | Ingredientes y envases | En bolsas, cajas o bidones | Por receta | Lote y vencimiento |
En todos los casos, la conversión se anota con la entrada, no en la cabeza de alguien.
¿Qué hago si lo que llegó no coincide con el remito?
Registrá lo que llegó, no lo que dice el papel: el stock tiene que reflejar lo que hay en la planta, y lo que dijeron que mandaban ya está en la foto. La diferencia se anota en la misma entrada, el mismo día.
- Lo que se ve a simple vista, como bultos de menos o una caja rota, escribilo en el remito antes de firmarlo.
- Lo que aparece al pesar o al medir va como diferencia en la entrada, y se le avisa al proveedor ese mismo día: con la foto, el reclamo tiene respaldo.
- Si el material es del cliente, avisale a él antes de que arranque el pedido, no cuando le entregás menos de lo que esperaba.
¿Cómo se conecta la recepción con el stock?
La recepción es la mitad del stock. La cuenta es simple: lo que entró, menos lo que consumió cada pedido, más lo que volvió como sobrante. Si las entradas están completas y en la unidad correcta, el stock se calcula solo; si están mal, un recuento arregla el número de hoy, pero el error vuelve con la próxima entrada. Un sistema de control de producción hecho a medida, como los que hace Prospia Producción, arma la recepción con los campos y las unidades de tu planta, y el stock sale de ahí.
En un sistema así, la entrada se carga con la foto del remito sacada con el celular en el momento, y la foto se achica sola para que suba rápido aunque la señal sea mala. Lo que no se sabe en la puerta queda para después, con un aviso de lo que falta, y si llega en kilos y se usa en metros, el sistema hace la cuenta con el rinde.