¿Por qué nunca sé qué tiene cada taller?
Porque cuando una parte del proceso la hace otro, el trabajo sale de tu planta y la información se va con él. Pasa en cualquier rubro: una marca de ropa manda a cortar y a coser; una metalúrgica, a galvanizar o a pintar; una imprenta, a encuadernar; una carpintería, a lustrar. Si el taller pone la mano de obra y vos el material, es trabajo a façón. El encargo se arregla por WhatsApp, el material que salió se anota en un cuaderno y la fecha de entrega es un audio que dice "la semana que viene".
Con varios talleres a la vez, aparecen los mismos problemas:
- Para saber qué tiene cada taller, hay que llamarlo.
- Nadie sabe bien cuánto material tuyo está afuera, cuánto tiene que volver ni para cuándo.
- Se paga lo que el taller dice que entregó, sin cruzarlo con lo que entró.
- El material "desaparece": la cuenta del depósito no cierra y no sabés si está en un taller, si se gastó de más o si se perdió.
No hace falta que nadie haga trampa: alcanza con que la información esté repartida entre el chat, el cuaderno y la cabeza del encargado.
¿Qué tengo que anotar de cada taller?
Todo lo de un taller tiene que estar en un solo lugar: su ficha. Si los encargos están en el chat y los pagos en otro lado, la cuenta no se puede hacer. Estas son las columnas que no pueden faltar:
| Columna de la ficha | Qué anotás | Para qué te sirve |
|---|---|---|
| Encargos abiertos | Producto, unidades y fecha de entrega | Ver qué tiene el taller sin llamarlo y qué está atrasado |
| Material enviado | Qué material, cuánto, cuándo y con qué remito | Saber cuánto de lo tuyo está afuera |
| Consumo por unidad | Cuánto material lleva cada producto de ese taller | Calcular cuánto mandar y cuánto tiene que volver |
| Lo que tiene que volver | El material enviado dividido por el consumo | Tener contra qué comparar cada entrega |
| Entregas | Fecha, producto y cantidad | Saber qué volvió de verdad, no lo que te dijeron |
| Pendiente | Lo encargado menos lo entregado | Reclamar con un número en la mano |
| Sobrante y fallas | El material sin usar y las unidades falladas | Explicar por qué volvió menos de lo esperado |
| Pagos | Cuánto, cuándo y por qué encargo | Cruzar lo pagado con lo entregado |
Si al taller le mandás piezas y no materia prima, la columna de consumo sobra: tiene que volver lo mismo que mandaste.
¿Cuántas unidades me tiene que devolver el taller?
Si sabés cuánto material lleva cada unidad, lo sabés antes de que entregue. Es el rinde: cuánto producto tiene que salir del material que le diste. La cuenta es el material que mandaste dividido por lo que consume cada unidad. En confección son los metros de tela de cada prenda o de cada mantel; en plásticos inyectados a façón, los gramos de material de cada pieza; en una metalúrgica que manda a mecanizar, cuánta barra lleva cada pieza.
Si volvió menos, hay una diferencia que conviene aclarar antes de pagar. Sin pensar mal de entrada, revisá tres cosas:
- Si quedó material en el taller: es un sobrante que tiene que volver o quedar anotado a su nombre.
- Si hubo fallas: las unidades falladas también se cuentan.
- Si tu consumo anotado está mal: el producto lleva más material del que creías.
La tercera pesa tanto como las otras: con un consumo mal anotado, cada encargo sale corto y el taller parece el culpable. Por eso ese número va en un solo lugar y se corrige cuando cambia el modelo o la tela.
¿Y si al taller le mando piezas y no materia prima?
Hay talleres que no hacen un producto con tu material: le hacen un trabajo a piezas que ya existen. Pasa con la metalúrgica que manda a galvanizar o a pintar, con la confección que manda a bordar o a estampar prendas ya cortadas y con la imprenta que manda a troquelar. Ahí la cuenta es más simple: las devueltas, más las falladas, más las que siguen en el taller, tienen que sumar lo que mandaste. Si no da, falta algo.
Y si el mismo producto pasa por varios talleres (se corta en uno, se borda en otro, se cose en un tercero), no alcanza con saber dónde está el pedido: hay que saber dónde está cada parte.
¿Cómo armo el encargo para que no falte material?
Haciendo la cuenta al revés, antes de mandar: la cantidad que vas a encargar por el consumo de cada unidad te dice cuánto material hace falta. Si no tenés tanto en stock, te enterás en la oficina y no cuando el taller te llama a mitad del trabajo para decirte que se quedó sin material.
En un sistema, ese paso se hace solo: elegís el material y ves cuánto hay disponible, ponés la cantidad y lo que hace falta se calcula con el consumo del catálogo de ese taller. Si no alcanza, el sistema avisa "No alcanza" antes de mandar nada. Un encargo a medias es un viaje más, un taller esperando material y una entrega que se corre.
¿Cuándo descuento del stock lo que mando al taller?
En el momento en que sale. El material que está en el taller no está en tu depósito, aunque siga siendo tuyo. Si tu planilla no lo descuenta, te muestra material que no tenés a mano: comprás tarde o le prometés a un cliente algo que no podés hacer.
La cuenta del stock queda así: lo que le compraste a tus proveedores, menos lo que mandaste a los talleres, más los ajustes. Por eso talleres y proveedores van separados: el proveedor te vende el material y el taller te fabrica el producto con tu material. En la misma lista, una compra y un envío se confunden.
Y el ajuste tiene que dejar rastro: después de contar, cargás cuánto hay y queda registrada la diferencia. Si pisás el número a mano, borrás justo el dato que te avisa que algo se pierde.
¿Cómo se arma un sistema para seguir talleres externos?
A medida de cómo trabajás con tus talleres. No es lo mismo mandar tela a confeccionar que piezas a galvanizar, ni un taller que devuelve todo junto que uno que entrega de a partes. Por eso la ficha, el catálogo y los encargos se arman con tus productos, tus materiales y tus nombres.
Prospia Producción hace sistemas de control de producción a medida, desarrollados con inteligencia artificial en semanas. Es una web que se usa desde la computadora y desde el celular, sin instalar nada. Se arranca por lo que más duele y el resto se suma por etapas; lo que tengas en Excel o en Google Sheets se migra y se verifica contra el original.