Seguimiento de pedidos en una fábrica: en qué está cada uno y cuánto demora

Hacé la prueba: un cliente pregunta por su pedido. Si para contestarle alguien tiene que ir a la planta, mirar el pizarrón o preguntar en el grupo de WhatsApp, no hay seguimiento: hay memoria del encargado. Estas preguntas tendrías que poder contestarlas sin levantarte de la silla:

Con estados: una lista corta de etapas por las que pasa todo pedido, con nombres que en la planta y en la oficina signifiquen lo mismo. Un circuito de ejemplo:

• Ingresado: la oficina lo cargó y nadie lo tocó todavía.
• En preparación: se junta lo necesario para arrancar, como la materia prima o el diseño aprobado.
• Planificado: ya tiene día y máquina.
• En producción: está en la máquina o en el sector.
• Control: se revisa antes de darlo por terminado.
• Listo para entregar: terminado, espera que lo retiren o que se despache.

Cada fábrica pone los suyos: en una metalúrgica, corte, plegado, soldadura y pintura; en una imprenta, preprensa, impresión y terminación; en una de packaging, impresión, troquelado y pegado; en un taller de confección, corte, costura y terminación. Tres reglas: cada pedido en un solo estado a la vez, claro qué tiene que pasar para moverlo al siguiente, y las esperas con nombre propio («esperando aprobación», «esperando materia prima»), para que no se confundan con trabajo.

Porque el estado de hoy no alcanza. Si cada movimiento queda anotado con quién lo hizo, de qué estado a cuál y cuándo, tenés tres cosas que una celda pisada no te da:

• La respuesta a «¿quién lo pasó a listo?», sin discusión.
• La historia del pedido cuando el cliente reclama: cuándo entró, dónde esperó y cuánto.
• Las fechas para medir la demora y ver dónde se traba todo.

Y para contestarle a un cliente alcanza con buscar su pedido: en qué está, desde cuándo y quién lo movió, sin ir a la planta ni cortarle el trabajo al encargado.

Lo que se mide es el lead time de producción: el tiempo desde que entra el pedido hasta que sale. Adentro está el tiempo de ciclo, que es sólo la fabricación; el resto es espera: la materia prima que no llegó, una aprobación que no vuelve, un lugar libre en la máquina.

El promedio engaña porque un solo pedido trabado lo arrastra. Con números redondos: de diez pedidos, nueve salen en 5 días y uno queda trabado 50. El promedio da 9,5 días, casi el doble de lo que tardaron los otros nueve, y no describe a ningún pedido real. Por eso la demora se cuenta con dos números:

• Cuánto tarda la mitad de los pedidos (la mediana). Es el ritmo normal de tu planta: en el ejemplo, 5 días.
• Cuánto tardan 9 de cada 10 (en una planilla, el percentil 90). Es el plazo que podés prometer sabiendo que vas a cumplir casi siempre.

Dicho en una frase: «la mitad sale en tantos días; 9 de cada 10, en tantos». Si el segundo número se aleja del primero, el problema no es la velocidad sino los pedidos que se traban. Y una trampa: la demora sólo cuenta los pedidos que ya salieron, así que el que lleva un mes trabado no aparece. Por eso se mira junto con el embudo.

En el cuello de botella: la etapa que no da abasto, donde los pedidos llegan más rápido de lo que salen y se acumulan. Para encontrarlo, mirá dos números por estado: cuántos pedidos hay hoy y cuántos días llevan ahí. Eso es el embudo.

Hacen falta los dos. Una etapa con muchos pedidos que salen en el día está trabajando, no trabada; una donde se juntan pedidos que cada semana llevan más días es la que frena todo.

A veces lo que frena no es una máquina sino una espera: la prueba de color que el cliente no aprobó, la materia prima que no llegó. Si esas esperas tienen su propio estado, el embudo te dice si el problema está adentro de la planta o afuera.

Primero, cada pedido necesita una fecha prometida: sin ella no hay atrasados, hay pedidos viejos.

Atrasado es el que ya pasó su fecha sin salir; más útil todavía es el que se va a atrasar: falta poco y no entró a producción. Los dos tienen que estar en una lista que se arme sola y que el encargado mire a primera hora, antes de que llame el cliente.

Y si la fecha prometida se corre, que quede registrado quién la corrió: si no, nunca hay atrasados.

El que hizo el trabajo, en el momento en que lo terminó: no la oficina a fin del día ni el encargado el viernes, de memoria. Un estado cargado tarde hace dos daños: la oficina le contesta al cliente con información vieja, y la demora y el embudo miden cuándo se cargó, no cuándo pasó.

Para eso, cambiar un estado tiene que costar un toque desde donde esté cada uno —una computadora, una tablet en el sector o el celular, al lado de la máquina—, y cada uno tiene que ver lo suyo: el taller mueve estados; la oficina da de alta pedidos.

Para arrancar, una planilla sirve: una fila por pedido, el estado y la fecha prometida. El problema aparece cuando tiene que hacer lo que describe esta guía: guardar cada cambio, medir la demora y avisar los atrasados. Ahí se queda corta, por cuatro razones:

• Pisa la historia. Cada estado nuevo borra el anterior: no sabés desde cuándo está el pedido en esa etapa ni quién lo movió.
• Vive en la oficina. El que termina el trabajo está en la planta; si para cargarlo tiene que ir a la computadora, lo carga tarde o no lo carga.
• Nadie la mantiene al día. Con varias personas cargando aparecen copias, celdas pisadas y fórmulas rotas, y deja de ser confiable justo cuando más se la necesita.
• No avisa. Los atrasados, la demora y dónde se juntan los pedidos hay que calcularlos a mano, y casi nunca hay tiempo.

Un sistema de control de producción, como los que hacemos en Prospia Producción, resuelve las cuatro: cada cambio de estado queda registrado con quién y cuándo, cualquier operario lo marca desde una computadora, una tablet o el celular, y la lista de atrasados, la demora y el embudo se arman solos con lo que ya se carga. Lo que hoy tenés en la planilla se pasa al sistema, verificado contra el original, así no se pierde la historia.