¿Qué es un ERP y qué es un sistema de producción?
ERP es la sigla en inglés de planificación de los recursos de la empresa, pero en una pyme argentina quiere decir, casi siempre, el sistema administrativo: donde se factura, se cobra, se paga, se lleva el IVA y la contabilidad. Tango, Bejerman, Flexxus o el que use tu contador.
Un sistema de producción, o de control de producción, es el que sigue lo que pasa en la planta: cada pedido con su estado, la máquina y el día en que se hace, la materia prima que entra y la que se consume, las fallas. En la industria grande se lo llama MES, por las siglas en inglés de sistema de ejecución de la producción.
Hay una tercera sigla que aparece en las búsquedas: MRP, la planificación de los materiales. Es la cuenta de qué materia prima comprar y cuándo, a partir de lo que hay que fabricar. Algunos ERP la traen; sirve si fabricás productos con una receta fija y comprás para ellos.
¿Qué hace cada uno?
| La tarea | ERP o sistema administrativo | Sistema de producción |
|---|---|---|
| Facturar, con la factura electrónica de ARCA (ex AFIP) | Sí: es su trabajo | No |
| Cobros, pagos y cuentas corrientes | Sí | No |
| IVA y contabilidad | Sí | No |
| Precios y listas de precios | Sí | No |
| La venta del pedido | Sí: la nota de pedido o la factura | Lo recibe para fabricarlo |
| En qué sector está cada pedido ahora | Pocas veces | Sí: es su trabajo, con quién lo movió y cuándo |
| Qué máquina lo hace y qué día | Algunos, con un módulo de producción | Sí, con el total cargado por día |
| La materia prima que llega con remito | Lo que compraste, para pagarlo | Lo que entró a la planta, aunque sea del cliente |
| Lo que consumió cada pedido y lo que sobró | Algunos, con un módulo de producción | Sí: de ahí sale el stock |
| Fallas y material perdido | No | Sí, cargadas desde la planta |
| Cuánto tarda un pedido y dónde se traba | No | Sí: sale de los cambios de estado |
| Quién lo usa | La oficina y el contador | El taller, desde la computadora, una tablet o el celular |
El ERP gana las cuatro primeras filas sin discusión. Un sistema de producción no las intenta.
¿Por qué el ERP no alcanza para seguir la planta?
Porque está pensado para la plata, y la plata se mueve en momentos puntuales: cuando se vende, cuando se compra, cuando se cobra. La planta se mueve todo el día. Entre la nota de pedido y la factura, el pedido pasa por cinco sectores, espera materia prima, se rehace una parte, y nada de eso le importa al IVA.
- Algunos ERP no traen producción. La página de características de Tango Gestión, por ejemplo, lista módulos administrativos y no uno de producción.
- Otros sí la traen, como Bejerman o Flexxus en su plan para industrias, pero pensada como órdenes, materiales y costos. Seguir en qué sector está cada pedido, minuto a minuto, desde la planta, es otra cosa.
- Muchos se cobran por usuario. Que entre todo el taller suma licencias, así que el taller no entra, y lo que no carga el taller no está.
- Usan sus nombres, no los tuyos. Si el programa dice «orden de fabricación» y en tu planta se dice «trabajo», alguien traduce todos los días.
El resultado es conocido: el ERP factura bien y la planta se sigue en una planilla, un pizarrón o un grupo de WhatsApp al costado. El problema no es el ERP: es que esa planilla al costado es el verdadero sistema de producción, y nadie la eligió.
Ya tenemos Tango: ¿necesitamos otro sistema?
Depende de dónde se sigue hoy la planta. Si la seguís en Tango o en el módulo de producción de tu ERP, y la planta lo usa todos los días, no: sumar otro sistema sería cargar dos veces. Si la seguís en planillas, pizarrones o mensajes al costado del ERP, sí: ya tenés dos sistemas, sólo que uno de ellos es una planilla.
En cualquier caso, Tango sigue donde está. Un sistema de producción no lo reemplaza ni le discute nada: sigue facturando, llevando el IVA y las cuentas corrientes. Lo que cambia es dónde vive el pedido mientras está en la planta.
¿Cómo conviven sin cargar todo dos veces?
La regla que ordena todo: cada dato tiene un solo dueño. El cliente, el precio y la factura son del ERP; el estado del pedido, la máquina, el material consumido y las fallas son del sistema de producción. Si un dato se carga en los dos, tarde o temprano dicen cosas distintas. El pedido pasa de uno a otro de dos formas:
- A mano: la oficina carga el pedido en el ERP para venderlo y en el sistema de producción para fabricarlo. Con pocos pedidos por día es lo más simple, y en muchas plantas alcanza.
- Con una planilla: se exportan los pedidos del ERP y se importan en el sistema de producción, una vez por día o por semana. Es como lo hacemos en Prospia Producción: el pedido no se tipea dos veces.
Lo que conviene evitar es lo del medio sin dueño: que el estado del pedido se cambie en el ERP y en la planilla, o que el stock se descuente en los dos. Ahí aparecen las diferencias que nadie sabe explicar.
¿Conviene el módulo de producción del ERP o un sistema aparte?
Si tu ERP tiene módulo de producción, probalo primero: es la opción con menos piezas. Conviene quedarse con él cuando:
- Tus productos tienen una receta fija y lo que más necesitás es calcular materiales y costos.
- Los que tienen que cargar la planta ya usan el ERP, o pueden hacerlo sin que se dispare el costo de licencias.
- El circuito del módulo se parece al tuyo sin forzarlo.
Conviene un sistema aparte, al lado del ERP, cuando trabajás a pedido y cada pedido es distinto, cuando la información está en la planta y se tiene que cargar desde el celular, cuando trabajás con material del cliente o con talleres externos, o cuando ya probaste el módulo y la planta volvió a la planilla. Eso es lo que hacemos en Prospia Producción: un sistema a medida para la planta, que no factura ni maneja precios y convive con el ERP que ya tenés.